第一章 总则

第一条 为做好学生档案管理工作，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，根据中共中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》，结合我校具体情况，制定本办法。

第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为学生工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管。

第三条 学生工作办公室负责管理我校国家计划招收的专科学生档案，各系及有关部门协助学生工作办公室做好档案材料的收集工作。

第二章 档案材料收集范围

第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应学校各项工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

1、学生入校后填写的《辽宁轻工职业学院登记表》。

2、团委提供的学生入团志愿书。

3、学生在校期间获得国家、省、市和校级等各类表彰所形成的材料及登记表。

4、学生处、教务处和各系提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律、法规所形成的处理意见。

5、学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料。

6、校门诊部提供的毕业生体检材料。

7、教务处提供的学生在校学习成绩单。

8、学生获省级、市级、校级优秀毕业生登记表。

9、《辽宁轻工职业学院毕业生登记表》及毕业生就业通知书。

10、可供组织参考的其他材料。

第三章 归档要求

第五条 档案必须是办理完毕的正式材料。

第六条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明院、系、学生、年级、专业及时间。

第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第八条 各类材料必须使用A4办公用纸，只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第四章 档案的借阅

第九条 各系书记、辅导员和班导师，可借阅本系的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。

第十条 校外单位有正当理由确需查阅档案内容者须持相应部门的介绍信，在指定地点阅览，并填写阅览登记表。

第十一条 学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十二条 档案一般不外借。如确需借出使用，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》。经学生处负责人批准后方可办理借阅手续。

第五章 档案的转递

第十三条 新生档案各系必须在新生入学一个月内，派专人将档案转交到学生档案室。

第十四条 学生毕业、转学，应接规定将档案转给新的主管单位。

第十五条 学生档案必须经严格密封通过机要交通转递，必要时可派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

第十六条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

第十七条 转出的学生档案，要认真填写《档案转递通知单》；对转入的学生档案，经校对无误后，要及时将回执签名盖章后退回。

第十八条 转递的要求

1、毕业生档案按毕业生就业通知书上签发的单位或录取院校地址转递。对特殊情况暂时无法转出的档案，学校原则上在两年之内可代其保管，无正当理由两年以上未转出的学生档案，学校不承担保管责任，并按规定交纳档案保管费。

2、出国、退学的学生，从办理学籍变动手续后，其档案将参照大连市人才服务中心档案管理办法转回其户口所在地。

3、当年未报到的新生档案转回其生源省、市教育厅招生办公室。

第六章 纪律要求

第十九条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第二十一条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章 附则

第二十二条 本办法解释权归学生处。

第二十三条 本规定自发布之日起施行。